Menulis Surat Lamaran di Email

Menulis Surat Lamaran di Email






beranda > tips lowongan kerja > surat lamaran

Menulis Surat Lamaran di Email



Makin banyak perusahaan yang membolehkan para calon karyawan untuk
mengirimkan lamarannya lewat email. Hal ini tentunya menguntungkan baik
bagi perusahaan maupun pelamar. Bagi perusahaan, ini akan mengurangi
jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas yang harus mereka terima dan
arsipkan. Selain itu, lebih mudah bagi perusahaan untuk mem-forward
surat lamaran berbentuk email ke para usernya.



Bagi calon karyawan, ini akan menolong mereka untuk mengirimkan lamaran
secara cepat. Jika Anda mengirimkan lamaran ke banyak perusahaan,
dengan mudah Anda dapat mengkopi email lamaran Anda sebelumnya dan
menyesuaikannya.



Tentu saja semua tips umum menulis surat lamaran tetap perlu diikuti.



1. Judul Email

Judul email Anda haruslah menolong penerimanya untuk segera mengetahui
maksud dari email Anda. Karena itu tuliskan judul yang jelas tetapi
singkat. Sebagai contoh, Anda dapat menuliskannya sebagai berikut
"Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran".



Catatan: Baca dengan baik iklan lowongan kerja tersebut. Sering kali
mereka meminta Anda menuliskan kode tertentu di judul atau subject
email Anda. Terutama jika pada saat yang bersamaan mereka mempunyai
beberapa lowongan pekerjaan.



2. Dimana Surat Lamaran Ditulis?

Sering kali kita bingung apakah perlu menuliskannya di badan email atau
di file tersendiri. Menurut teman saya yang bekerja di bidang
recruiting sebuah perusahaan multinational, Anda dapat menuliskan surat
lamaran (cover letter) Anda di badan email. Artinya, perusahaan tetap
akan menerima surat lamaran Anda dengan baik. Pengalaman saya, tidak
pernah ada perusahaan yang menolak lamaran yang suratnya dituliskan di
badan email.



3. Bagaimana dengan Resume?

Jangan menulis resume Anda di badan email. Tuliskan dalam file tersendiri dan jadikan sebagai lampiran email Anda.



4. Word, PDF, atau Text?

Biasanya perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerja jenis
file yang bisa Anda kirim. Walaupun umumnya meminta file MS Word,
terkadang mereka mengijinkan Anda untuk mengirimkan file berformat pdf.
Jika tidak disebutkan, kirimkan resume Anda dalam file MS Word (.doc).



File text (ekstension .txt) lebih baik tidak digunakan karena pada saat
dikirim dengan email, file tersebut terkadang muncul di badan email.
Ini terutama jika Anda menggunakan email gratis di Web, seperti Yahoo!,
Gmail, atau Hotmail.



5. Ukuran Email

Usahakan ukuran email Anda tidak melebihi 300 kb. Ukuran email ini
terutama dipengaruhi oleh ukuran file yang di-attach. Karena itu
periksa besar file yang Anda lampirkan. Jika Anda diminta menyertakan
foto, jangan masukkan file foto yang terlalu besar. Perkecil ukuranya
dengan menggunakan berbagai jenis program photo editor.



6. Email Signature

Email signature adalah text yang dituliskan secara otomatis oleh
provider email Anda. Signature ini bisa Anda program sendiri, atau
bagian dari iklan untuk penyedia jasa email tersebut. Adanya signature
ini mengurangi kesan profesional pada lamaran Anda.



Email web gratis seperti Yahoo! dan Hotmail menambahkan signature ini
secara otomatis pada semua email yang mereka kirim. Sedangkan Gmail
tidak. Inilah alasan pertama saya memilih Gmail untuk mengirimkan
lamaran-lamaran saya.



7. Test Kirim

Untuk surat lamaran yang dikirim lewat email, selain melakukan proof
read, Anda juga perlu melakukan test pengiriman. Lakukan ini dengan
mengirimkan email lamaran Anda, lengkap dengan attachment-nya ke email
lain. Tentunya jangan kirimkan email percobaan tersebut ke email
perusahaan yang Anda tuju. Kirim ke alamat email lain yang Anda punya.
Jika Anda hanya mempunyai satu alamat email, Anda bisa membuat alamat
email baru di Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.



Apa pentingnya langkah ini? Sering kali format email yang Anda kirim
berubah setelah sampai di alamat email lain. Saat mengirimkan email
dari Yahoo! ke Gmail, saya perhatikan spasi email saya berubah dari
satu menjadi dua. Tapi sebaliknya, email yang saya kirim dari Gmail ke
Yahoo! tidak berubah formatnya. Ini alasan kedua saya menggunakan Gmail
untuk mengirimkan lamaran saya.