MANAGEMENT: KOSTER Convoy Card

Ide pembuatan kartu ini muncul ketika saya dlm perjalanan bersama para brogader KOSTER Parung, BojongGede, Jakarta Selatan, dan Jakarta barat, dari Parung menuju Cipayung Bogor, dalam rangka menghadiri acara KopDar Bareng KOSTER, 27 Desember 2008.

Sudah sejak lama jadi problem dan PR buat saya tiap kali melakukan perjalanan bersama para brogader KOSTER secara berombongan atau dlm kelompok iring-iringan spdmotor, utk menemukan cara mengontrol banyak spdmotor peserta mulai berangkat hingga tiba di tujuan utk rangkum jarak tempuh perjalanan relativ jauh.

Utk banyak peserta 10 kebawah, mungkin tak terlalu jadi masalah, tp begitu peserta melampaui jumlah ini, 20, 30, 40, 50 misalnya, timbul kesulitan utk mengontrol para peserta, apakah semua peserta lengkap dlm rombongan atau ada yg hilang dlm perjalanan.

Meski utk tiap perjalanan dlm kelompok iring-iringan spdmotor KOSTER selalu ada fore-rider, back-rider, side-rider atau sweeper, tetap saja bisa muncul masalah, terutama bila laju iring-iringan tak seragam, shg ada yg terdahulu jauh di depan dan ada yg tertinggal jauh di belakang, krn misalnya kondisi jalan yg banyak tikungan atau hambatan, atau situasi jalan yg macet, atau bila ada satu atau bbrp spdmotor mogok atau mengalami gangguan teknik.

Penerapan absensi peserta adalah satu cara tepat, informativ dan efektiv, tp tdk cepat dan efisien atau hemat waktu. Dimana ketika berangkat tiap peserta hrs mendaftarkan diri dan ketika tiba pun hrs melakukan konfirmasi kedatangan. Dlm banyak aktivitas, absensi ini tak selalu mulus berjalan, dan terlebih bila ada peserta baru atau sub-rombongan baru bergabung di tengah perjalanan.

Cara kedua pernah diterapkan adalah dgn berhitung ala pasukan tentara: satu, dua, tiga, dst. Ini hrs dilakukan ketika akan berangkat dan stlh tiba di tujuan, utk memeriksa apakah banyak peserta yg berangkat samadgn banyak peserta yg tiba. Cara ini juga ternyata tak bisa berjalan lancar, krn waktu tiba peserta tak selalu seragam.

Nah, utk mengatasi kendala ini, muncul gagasan sy utk menerapkan kartu nomor model gantungan kunci spt tanda penitipan barang di pasar swalayan, yg tampak pd gambar diatas. Tiap peserta ketika berangkat atau bergabung dlm rombongan, masing-masing dititipi kartu bernomor spt diatas, yg mana ketika tiba, kartu nomor tsb hrs segera dikembalikan kpd personel yg menyerahkannya yg mana berlaku sbg supervisor banyak peserta dlm rombongan perjalanan. Dgn memeriksa nomor yg tdk ada, supervisor bisa segera mengetahui peserta yg terlambat, terhambat, atau hilang di perjalanan krn tersasar atau pulang, dlsb.

Dlm perjalanan, kartu tsb bisa dikalungkan di leher menggunakan tali gantungan atau dikaitkan di kunci spdmotor menggunakan pengait jepit gantungan kunci. Kartu tsb berisikan nomor urut, yg mana utk tiap kartu tak ada nomor yg sama. Dua angka pertama adalah kode wilayah KOSTER dan tiga angka berikutnya adalah nomor urut. Tiap KorWil KOSTER hrs memiliki satu set kartu semacam ini dgn nomor urut 1 s/d 100. Jika kartu ini tanpa kode wilayah, maka hrs dicetak kartu dgn nomor urut 1 s/d 1.000, 1.5000, dst, bergantung pd kebutuhan atau banyak brogader KOSTER di semua wilayah koordinasi KOSTER, kemudian dibagikan ke tiap KorWil dgn nomor urut secara bersambungan.

Kartu ini agar dibuat seragam dgn bahan, ukuran, dan disain standar, shg jika menggunakan kode wilayah, maka kartu semua KorWil hanya berbeda pd kode wilayah saja. Kartu ini hrs tahan air, shg bila dari kertas atau karton hrs dilapisi laminasi plastik agar kedap air, atau bisa dibuat langsung dari bahan plastik spt kartu bank, atau dari bahan mika agar tdk bisa dilipat. Mana saja yg murah tapi awet.

Kartu ini bisa dinamakan CC (convoy card, control card), RC (rolling card), TC (touring card, travel card, team card), atau KPPK (kartu peserta perjalanan kelompok), dlsb. Whatever the name, yg diutamakan adalah fungsinya.

Cara lbh efektiv adalah menggunakan kartu ganda. Artinya, tiap anggota KOSTER hrs memiliki kartu identitas, yg mana ketika berangkat ditukar dgn kartu peserta perjalanan tsb diatas, dan ketika tiba ditukar kembali. Dgn demikian supervisor dgn mudah bisa mengetahui brogader KOSTER mana yg tdk atau blm tiba di tujuan.